Minuta întâlnirii de coordonare din 26.05.2022

1. Îndrumare din partea autorităților

a. Aspecte introductive:

• Bogdan Popovici a reiterat ideea că atunci când lucrurile sunt clare, transparente, acestea sunt sustenabile;

b. Bilanț al activităților:

• Bogdan Popovici:
  • A constatat evoluția modului nostru de lucru în cele trei luni de când a debutat războiul și îi felicită pe toți cei implicați pentru că deja lucrează ca o singură echipă. Lucrurile s-au așezat și funcționează mult mai bine, față de prima săptămână. Greșeli au mai apărut, dar acestea au fost remediate pe parcurs.
  • A sugerat că este foarte util să tragem o linie între trecut și prezent, iar această zi poate fie un punct de referință.
  • Pentru a materializa acest lucru, a propus să fie întocmit un proces verbal pe care toți participanții îl vor semna.

c. Observații și remarci – Bogdan Popovici a adunat o serie de observații și remarci, printre care se numără următoarele:

• Cortul INFO POINT: Decizia a înființa cortul INFO Point a fost comună pentru a veni în sprijinul activității organizațiilor.

• Activitatea INFO Point:
  • Tiberiu de la Star of Hope – A subliniat ideea că organizarea este eficientă și apreciază că sunt oferite informații nu doar persoanelor care au nevoie de transport și cazare, dar și celor care au nevoie de sprijin în domeniul legal;
  • Maria de la Asociația FARA – A evidențiat faptul că punctul Info Point este foarte folositor, iar lucrurile merg în regulă. Singura mențiune este că nu sunt suficienți oameni care să se ocupe de situații.

• Din punctul de vedere al coordonării – au mai fost alte organizații la coordonare? Decizia de a planifica coordonatorii pentru info point a fost comună? Cum funcționează programul? 
  • Planificarea a fost pusă pe grupul Coordonatori ONG Siret – orice organizație poate scrie un comentariu prin care să anunțe că va fi disponibilă în ziua respectivă ( de ora x până la ora y). Orice membru al organizațiilor care cunoaște română și respectiv engleză își poate asuma rolul de coordonator;
• Cine poate să acceseze link-ul?
  • Acesta este în descrierea grupului Coordonatori ONG Siret;
• Vestele create pentru coordonatori nu se încadrează în modelele stabilite unitar la nivelul DSU;
• Ce reprezintă coordonarea Info Point?
  • Prima sarcină a coordonatorului de Info Point a fost de a transpune informațiile din planificarea online în planificare fizică.
  • Coordonatorul este cel care face o verificare a materialelor disponibile în corturi (mobilier, prelungitoare, încărcătoare pentru telefon, etc.). 
  • Dacă au fost reprezentanți mass-media, coordonatorul a discutat cu aceștia;
• Bogdan Popovici a precizat următoarele:
  • Relația cu mass-media este asigurată de către ISU care furnizează detalii presei, existând un ofițer de serviciu, care poate oferi informații legate de Info Point. 
  • Coordonatorul de Info Point lucrează împreună cu ISU. 
• Didi de la AMURTEL a precizat că asociația a colaborat deschis cu toate organizațiile prezente la PTF Siret, încurajând dialogul constructiv și lucrul împreună pentru găsirea de soluții la problemele comune. În cadrul cortului Info Point, AMURTEL a contribuit cu o parte din logistică (mobilier, încărcătoare telefoane, prelungitoare, etc.) și cu personal. Asociația va continua să promoveze o cultură a colaborării și comunicării între organizații prin întâlniri periodice, publicarea minutelor acestor întâlniri și prezența în cadrul biroului de la PTF Siret.
• Utilizarea datelor organizațiilor:
  • Bogdan Popovici a subliniat ideea că există un document centralizator unde fiecare organizație a oferit informații cu privire la modul în care pot acestea să sprijine refugiații. Aceste informații nu pot fi folosite de alte organizații în proiecte sau cereri de finanțare – o organizație nu poate solicita fonduri pentru acțiuni care au fost realizate de către alte organizații.
• Modul de coordonare:
  • Fiecare ONG poate discuta direct cu ISU prin propriii coordonatori, nu are nevoie de intermedierea altei organizații.

2. Activitatea Fight for Freedom:

• Fight for Freedom se va retrage din PTF Siret, dar traducătorii vor fi prezenți.

3. Cum ar trebui procedat cu persoanele care vin după produse? 

• Această chestiune ține de modul de gestionare al fiecărei organizații în parte. Aceste persoane pot fi identificate și refuzate în mod politicos. Acest aspect ține de modul în care fiecare ONG tratează problema.

4. Care este rolul POA? 

• Există reguli care trebuie respectate, de aceea trebuie să existe comunicare permanentă cu șeful POA;
• Trebuie acordată atenție traficului și modului în care ne deplasăm de la un cort la altul, trebuie mers în interiorul gardurilor și în mod constant copiii trebuie protejați;
• Organizațiile trebuie să-și instruiască personalul, pentru a evita diversele situații care pot interveni;
• Activitatea ONG-urilor nu trebuie să interfereze cu activitatea Poliției de Frontieră.

5. Activitatea UNHCR:

• La nivel național, UNHCR și agențiile ONU implicate au discutat cu guvernul pentru a realiza coordonarea acțiunilor în criza refugiaților. Ca urmare a acestui fapt, a fost elaborat instrumentul Refugee Coordination Model (Modelul de Coordonare pentru Refugiați). Acest instrument a fost elaborat în cadrul grupului de lucru dedicat și urmează să fie aprobat de către Prim Ministrul României. 
• Un al doilea instrument subsecvent, Refugee Response Plan (Planul de Răspuns pentru Refugiați), urmează să fie definitivat de către grupul de lucru;
• După ce aceste instrumente vor fi definitivate și vor intra în vigoare, Kim de la UNHCR le va prezenta în întâlnirea organizațiilor de la PTF Siret pentru a identifica împreună căile de implementare pe plan local a mecanismelor utile din cadrul general, realizat la nivel național.

Organizațiile participante la întâlnire: [organizatii], Biserica Baptistă Calafindești.